Menunda pekerjaan tampaknya telah menjangkiti semua karyawan. Penyebabnya beragam, antara lain lupa, pusing karena membayangkan kerumitan pekerjaan tersebut, tidak punya waktu untuk mengerjakannya, atau merasa kewalahan.

Dampaknnya adalah pekerjaan tidak selesai sesuai tenggat waktu, karyawan mengalami stres, atasan marah-marah, pekerjaan menumpuk, produktivitas kerja turun drastis, atau perasaan bersalah.

Apakah Anda merasakan dampak tersebut? Jika ya, jangan khawatir. Anda bisa menghilangkan kebiasaan menunda pekerjaan. Untuk itu, cobalah satu atau lebih dari lima tips berikut.

1. Catat setiap tugas

Jika Anda menunda pekerjaan karena lupa, mulai sekarang catat tugas tersebut dengan baik. Anda dapat mencatatnya di buku harian, buku tuga, telepon seluler, laptop, kalender, atau papan tulis. Lihat catatan tersebut sebelum berangkat kerja dan masukkan dalam daftar yang harus dikerjakan (to do list) pada hari kerja tersebut.

Jika di kantor ada hal yang tidak direncanakan, misalnya atasan meminta rapat secara mendadak, buat pengingat (reminder) akan tugas yang tertera dalam to do list tersebut. Dengan begitu, Anda dapat mengerjakannya segera setelah rapat tersebut selesai.

 

2. Pecah pekerjaan besar menjadi tugas-tugas kecil

Jika Anda memiliki atau mendapat pekerjaan besar yang membuat kepala Anda pusing, pecah atau rinci pekerjaan tersebut menjadi tugas-tugas kecil berdasarkan urutan proses pengerjaannya. Setelah memecahnya, kerjakan tugas-tugas tersebut secara bertahap.

Dengan mengerjakannya secara bertahap, Anda akan memiliki momentum kerja sehingga tidak terasa Anda akan menyelesaikan pekerjaan tersebut tepat waktu. Jika Anda tidak memecahnya, besar kemungkinan Anda akan stres memikirkan rumitnya atau besarnya pekerjaan yang harus Anda selesaikan.

Ujung-ujungnya pekerjaan tersebut tidak selesai karena Anda mengeluh atau malas mengerjakannya.

 

3. Blok waktu untuk mengerjakannya

Sibuk atau tidak punya waktu mengerjakan tugas adalah alasan klasik yang menyebabkan penundaan pekerjaan. Solusinya adalah dengan memblok (mengalokasikan) waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang harus diselesaikan.

Jika sekarang Anda merasa tidak punya waktu, cermati manajemen waktu kerja Anda. Siapa tahu Anda membuang-buang waktu untuk hal di luar pekerjaan. Misalnya, terlalu sering membuka akun sosial media Anda (misalnya Facebook, Twitter, atau Instagram), ngobrol ngalor ngidul dengan rekan kerja, atau pura-pura sibuk.

Kapan waktu terbaik mengerjakan tugas Anda? Itu tergantung pada aktivitas Anda, namun yang terbaik adalah pada waktu sebelum jam makan siang karena stamina Anda masih bagus.

Saat mengerjakan tugas tersebut, cobalah menerapkan Teknik Pomodoro yaitu dengan mengeset waktu kerja per 25 menit lalu istirahat selama 5 menit. Hilangkan gangguan selama blok waktu tersebut sehingga Anda fokus.

 

4. Gunakan Teknik 5 Menit

Tugas kecil yang tidak medesak sering Anda tunda, bukan? Jika ya, gunakan teknik 5 menit untuk mengerjakan tugas tersebut. Waktu lima menit ini dapat Anda dapatkan dengan mengurangi waktu makan siang Anda.

Ingat, jangan remehkan tugas kecil yang tidak mendesak. Mengapa? Karena tugas-tugas tersebut akan menumpuk sehinga campur aduk dengan pekerjaan tugas besar lain yang Anda dapatkan berikutnya.

 

5. Terapkan Kaidah 80/20

Jika Anda seorang atasan yang sering menunda pekerjaan karena kewalahan, terapkan kaidah 80/20 (Prinsip Pareto). Tentukan 20% pekerjaan yang berdampak pada 80% hasil yang Anda peroleh.

Setelah itu, fokus pada pekerjaan tersebut, sedangkan pekerjaan-pekerjaan lain bisa Anda delegasikan pada bawahan atau kontraktor Anda. Tentu saja, Anda yang bukan atasan dapat juga menerapkan kaidah ini.

Sebagai contoh, jika dalam satu hari kerja Anda memiliki 10 pekerjaan, fokuskan pikiran dan waktu Anda pada 2 tugas terpenting. Setelah itu, baru mengerjakan 8 tugas lainnya. Kebiasaan menunda pekerjaan harus dihilangkan sesegera mungkin. Cobalah menggunakan satu atau lebih cara di atas untuk menghilangkan kebiasaan tersebut.