1  Membuat Fokus

1. Pertahankan tempat kerja yang bersih dan rapi. Mencapai efisiensi dalam pekerjaan kadang bisa semudah membersihkan tempat kerja Anda. Tempat kerja yang tidak rapi dan bersih akan menghalangi produktifitas Anda. Jika Anda secara konsisten kesulitan menemukan alat atau dokumen karena ketidakrapian ini, waktu Anda sudah terbuang percuma. Hanya simpan barang yang dipakai harian – barang lainnya harus disimpan jauh dari meja kerja Anda tetapi tetap bisa cepat diambil.

   • Jika Anda bekerja di kantor, atur ruang kantor dan meja Anda sehingga Anda bisa dengan cepat dan mudah menemukan apapun yang Anda perlukan untuk bekerja. Jika Anda tidak bekerja di kantor, prinspi yang sama masih berlaku. Sebagai contoh, jika Anda bekerja di toko reparasi sepeda, jaga peralatan Anda tetap bersih dan teratur sehingga Anda bisa menemukannya saat diperlukan. Hampir setiap tempat kerja mendapat manfaat dari menjaga kebersihan.
   • Pekerja kantor dan orang lain yang menangani dokumen dalam jumlah banyak harus membuat sistem pengarsipan yang logis dan rapi. Simpan dokumen yang sering Anda gunakan dekat di tangan. Simpan dokumen lain secara alfabet atau urutan lainnya.

2. Pastikan tempat kerja Anda distok dengan baik. Pastikan Anda memiliki barang dan alat yang diperlukan dalam pekerjaan Anda. Dalam kantor, ini berarti Anda harus punya alat seperti pelubang kertas, stapler, kalkulator, dll. Di luar pengaturan kantor, alatnya berbeda, tetapi prinsipnya masih sama – miliki alat yang Anda perlukan untuk bekerja efisien sebelum Anda mulai bekerja.

   • Hal ini juga berarti untuk memastikan Anda punya persediaan dari alat apapun yang diperlukan pekerjaan Anda. Guru perlu kapur, tukang kayu perlu paku, dll.
   • Pastikan peralatan Anda dirawat dengan baik. Satu alat penting yang rusak bisa mengganggu alur kerja Anda seharian jika Anda tidak bisa bekerja tanpanya! Hemat waktu dalam jangka panjang dengan menyisihkan sedikit waktu untuk secara periodik membersihkan dan merawat peralatan Anda.

3. Jaga jadwal tetap terkonsolidasi. Jika Anda memiliki rencana, tentu saya pekerjaan Anda akan menjadi lebih efisien. Untuk benar-benar membuat jadwal yang efektif, batasi diri Anda ke satu buku planner saja (dan bisa ditambahkan satu kalender di kantor untuk jangka panjang). Jangan buat pekerjaan Anda menjadi rumit dengan menyimpan lebih dari satu buku catatan. Anda perlu untuk bisa melihat di satu tempat soal apa yang perlu Anda lakukan.

   • Atur setiap hari dengan membuat daftar "yang harus dilakukan ". Mulai dengan prioritas tertinggi sehingga mereka bisa terselesaikan terlebih dahulu. Tempatkan tugas yang lebih tidak penting di akhir. Mulaii dari daftar teratas. Jika Anda tidak menyelesaikan daftar pekerjaan itu dalam satu hari, selesaikan tugas yang tak terselesaikan di hari berikutnya.
   • Tentukan tenggat waktu untuk projek yang paling penting dan jadilah realistik dengan jangka waktu yang diperlukan. Anda tidak mau membuat Anda gagal – lebih baik untuk meminta waktu tambahan di awal projek dibanding memintanya saat tenggat waktu sudah dekat.

4. Eliminasi gangguan personal Anda. Tempat kerja yang berbeda akan memiliki gangguan yang berbeda – beberapa pekerjaan akan diributkan dengan rekan kerja yang berisik. Yang lainnya mungkin sangat tenang, yang membuat Anda akan terganggu dengan suara sekecil apapun. Lakukan apa yang harus Anda lakukan untuk tetap fokus. Jika dalam pekerjaan Anda dibolehkan untuk mendengar musik, bawalah pemutar mp3 saat kerja. Anda bahkan bisa mempertimbangkan untuk menempel catatan di tempat kerja Anda supaya rekan kerja Anda tidak mengganggu Anda. Ini mungkin terlihat kasar, tetapi ini tidak seperit itu. Ini adalah cara masuk akal dan efektif untuk membuat orang meninggalkan Anda saat bekerja. Ingat, Anda dapat bersosialiasi saat istirahat dan jam makan siang.

   • Salah satu gangguan paling umum adalah situs internet. Studi menunjukkan kalau dua pertiga pekerja menghabiskan paling tidak sedikit waktu di situs yang tidak berhubungan dengan pekerjaan setiap hari. '^[1] Untungnya, kebanyakan browser internet membolehkan Anda untuk mengunduh bantuan produktivitas gratis untuk membantu Anda mengeblok situs bermasalah. Cari tambahan dari toko browser Anda dengan kata kunci "website blocker" atau "productivity aid." Anda akan mendapat beberapa hasil yang gratis dan efektif.
   • Cara bagus lainnya untuk menghindari distraksi adalah dengan membatasi panggilan telepon Anda (untuk menghindari percakapan telepon yang tidak perlu) dan meminimalkan pertemuan tiba-tiba.

5. Gunakan istirahat untuk mengurus urusan personal. Anehnya, istirahat itu bisa meningkatkan efisiensi tempat kerja Anda, bukannya menghalangi. Pertama-tama, istirahat membuat Anda lebih segar dan tidak lelah. Kedua, istirahat memberi Anda waktu untuk mengurusi gangguan Anda. Gunakan waktu istirahat untuk melakukan apapu yang mungkin bisa mengganggu Anda saat bekerja. Apakah Anda sering bermimpi soal saudara Anda saat bekerja? Telepon mereka saat istirahat dan eliminasi distraksi itu!

Metode  2

Membuat Strategi Bekerja Efektif

1. Bagi tanggung jawab Anda ke bagian kecil yang bisa diatasi. Projek besar bisa mengintimidasi – jika mereka terlalu besar, sangat mudah untuk menyingkirkan mereka dulu , menghabiskan waktu di pekerjaan kurang penting sampai Anda akhirnya terpaksa mengerjakannya saat mendekati tenggat waktu. Sebagai pekerja yang efisien, Anda harus mengerjakan hal yang penting dulu, bahkan ketika itu berarti Anda mengerjakan bagian kecil dari pekerjaan besar. Ini tidak terasa sangat memuaskan untuk menyelesaikan bagian kecil dari pekerjaan besar, tetapi ini adalah cara pintar untuk memanfaatkan waktu Anda. Dalam jangka panjang, Anda akan menyelesaikan tugas terpenting lebih cepat jika Anda menyelesaikannya sedikit demi sedikit setiap hari.

   • Sebagai contoh, jika Anda harus membuat presentasi besar dalam satu bulan, buatlah tujuan untuk membuat garis besar hari ini. Ini tidak terlalu menghabiskan waktu, jadi ini tidak akan mengganggu Anda dari pekerjaan Anda, tetapi ini adalah langkah awal yang penting yang membuat proses sisanya lebih cepat dan lebih mudah.

2. Ringankan pekerjaan Anda dengan delegasi. Kecuali Anda ada dalam posisi terbawah dalam pekerjaan Anda, Anda punya kesempatan untuk membagi beberapa tugas berulang ke beberapa anak buah Anda untuk menghemat waktu. Jangan berikan bawahan Anda sebuah proyek kalau hanya Anda yang bisa menyelesaikannya dengan baik. Berikanlah mereka pekerjaan yang menghabiskan waktu, monoton sehingga Anda bisa fokus mengerjakan hal yang lebih penting. Jika Anda mendelegasikan pekerjaan, ingat untuk menindaklanjuti memberi tenggat waktu. Selalu bersyukur ketika bawahan Anda membantu Anda – jika mereka melihat Anda menghargai Anda, mereka akan lebih bekerja kerja di proyek selanjutnya.

   • Jika Anda adalah pekerja magang, karyawan level bawah, Anda masih bisa membagi pekerjaan monoton ini dengan karyawan yang ada di level yang sama dengan Anda (atas seijin mereka dan seijin supervisor Anda, tentunya). Jika Anda menggunakan bantuan rekan Anda, bersiaplah untuk balas jasa di lain waktu!
   • Jika Anda punya hubungan yang baik dengan atasan Anda, Anda bahkan bisa melihat kalau dia mendelegasikan beberapa pekerjaan pada orang lain demi Anda!

3. Jaga rapat tetap ramping. Ada alasan kenapa semua orang benci rapat – menurut sebuah survey di tahun 2012, hampir setengah dari partisipan menganggap kalau rapat itu membuang waktu bekerja – lebih besar dari waktu yang mereka habiskan di situs personal dan rekreasi.^[2] Rapat bisa menjadi vital untuk mendiskusikan tujuan dan menentukan visi kedepan. Namun seringkali ini menjadi pertemuan yang tidak efektif selama beberapa jam, bahkan beberapa hari, tanpa menghasilkan sesuatu. Berikut ini beberapa tips untuk membuat rapat Anda menjadi lebih efektif:

   • Buat agenda sebelum setiap rapat sehingga waktu yang disisihkan menjadi maksimal. Masukkan jangka waktu setiap topik harus dibahas. Ikuti agenda Anda sebisa mungkin. Jika ada topik lain yang muncul, rekomendasikan itu untuk didiskusikan nanti di lain waktu.
   • Undang sesedikit orang mungkin. Menjaga kehadiran di rapat Anda seminimal mungkin akan menurunkan kemungkinan kalau percakapan akan keluar topik. Hal ini juga membuat orang yang tidak perlu hadir disitu tetap bekerja di mejanya.
   • Pastikan slide presentasi seminimal mungkin. Ada sedikit debat soal apakah slide presentasi (PowerPoint, dll) membantu atau menghalangi efisiensi rapat.^[3][4]Sudah sangat jelas: jika Anda menggunakan slide presentasi, pastikan itu seringkas dan seinformatif mungkin. Gunakan slide untuk menampilkan gambar dan data yang tidak bisa disampaikan melalui perkataan Anda, bukan keseluruhan isi presentasi Anda.
   • Akhirnya, prinsip yang utama, ketahui apa yang ingin Anda putuskan sebelum Anda memulai rapat dan buatlah keputusan itu secepat mungkin.

4. Hentikan drama di kantor sejak awal. Tempat kerja bisa menjadi tempat yang penuh tekanan. Jika ada temperamen yang naik, segera atasi itu secara langsung. Ini bisa saja Anda, orang yang Anda hadapi, atau kedua belah pihak perlu untuk meminta maaf. Lakukan ini secepat mungkin. Jika Anda membiarkan pertengkaran berlarut-larut, efisiensi Anda akan terkena dan akan menghabiskan waktu dalam jangka panjang karena Anda akan cenderung menghindari orang ini. Lebih penting, jangan biarkan drama di tempat kerja menghancurkan efisiensi dan suasana hati Anda!

   • Jangan takut untuk melibatkan mediator. Kita semua tahu kalau drama dan perasaan yang terluka bisa menghalangi alur kerja, jadi banyak yang mempekerjakan orang yang secara khusus ditugaskan untuk menyelesaikan konflik di tempat kerja. Kontak personel sumber daya manusia di kantor Anda jika Anda merasa frustasi, sedih, atau takut karena orang lain di tempat kerja Anda.
   • Ketika semua sudah berakhir, Anda tidak perlu berteman dengan rekan yang sempat berargumen dengan Anda, tetapi Anda harus bisa bekerja bersama dengan dia. Jadilah sopan dan bijaksana di tempat kerja Anda, bahkan dengan orang yang Anda benci.

Metode  3

Membuat Perubahan Gaya Hidup

1. Istirahatlah dengan baik. Kelelahan tidak pernah meningkatkan kualitas kerja dari siapapun. Kelelahan akan melambatkan performa Anda, dan jika Anda mudah tertidur, ini akan memalukan dalam rapat penting. Lebih dari itu, kurang tidur akan membuat banyak masalah kesehatan.^[5] Jangan tertidur di tempat kerja atau melewatkan bekerja karena Anda sakit – tidurlah 7-8 jam sehari untuk kualitas terbaik.

   • Kelelahan bekerja bisa saja hanya distraksi kecil. Namun kemungkinan terburuknya, ini bisa menjadi masalah keamanan serius. Jika Anda memilii pekerjaan dimana nyawa orang menjadi taruhannya (sebagai contoh : petugas bAndara atau supir truk), sangat penting untuk mengatur jadwal tidur Anda.

2. Berolahraga. Sains sudah menunjukkan kalau olahraga meningkatan suasana hati di tempat kerja dan produktifitas.^[6] Ini sangat penting terutama bagi pekerja kantoran yang hanya menghabiskan banyak waktu di depan komputer. Dengan olahraga, tidak hanya membuat Anda lebih sehat, tetapi juga lebih bahagia, lebih fokus, dan termotivasi.

   • Jika Anda memulai rutinitas olahraga untuk pertama kalinya, cobalah kombinasi dari latihan kardio dengan latihan beban.

3. Pertahankan suasana hati yang baik. Jika Anda mencoba untuk meningkatkan efisiensi bekerja Anda, Anda harus bekerja dengan serius. Seringkali, ini bukan ide yang bagus – Anda mungkin meningkatkan efisiensi Anda dalam jangka pendek, tetapi ini tidak membuat Anda bahagia dalam bekerja, sangat mudah untuk muak, berujung ke kelelahan, dan kurangnya motivasi. Cobalah untuk tetap bersemangat – jika Anda merasa senang dalam bekerja, Anda kan menjadi lebih termotivasi dan ambisius. Lakukan hal kecil untuk meningkatkan suasana hati Anda yang tidak menghalangi produktivitas seperti mendengarkan musik, sedikit peregangan, atau bawa laptop Anda ke ruang istirahat untuk suasana yang lebih tenang dan damai.

   • Manfaatkan waktu makan siang Anda – gunakan kesempatan ini untuk menikmati makanan yang enak dan bergurau dengan teman Anda.
   • Gunakan kopi dengan hati-hati. Kopi bisa saja menjadi perangsang yang fantastis jika Anda merasa sangat lesu, tetapi jika Anda menggunakannya setiap hari, Anda bisa menjadi tergantung pada itu dan lama-lama ini tidak akan memberikan keuntungan.

4. Berikan diri Anda sendiri motivasi. Lebih mudah untuk berkerja lebih efisien jika Anda punya alasan bagus untuk bekerja. Jika Anda sering kesulitan untuk termotivasi, pikirkan soal alasan yang membuat Anda mencari pekrejaan ini – tujuan hidup Anda, impian Anda, atau visi Anda sendiri. Cobalah untuk berpikir bahwa pekerjaan Anda adalah jalan untuk menuju tujuan akhir Anda. Jika Anda menikmati pekerjaan Anda, pikirkan bagaimana pekerjaan Anda mempengaruhi perasaan Anda – apakah Anda merasa puas setelah melakukan itu?

   • Pikirkan soal hal baik yang dihasilkan dari pekerjaan Anda. Mungkin Anda bisa memiliki mobil atau rumah sendiri, atau Anda jadi bisa menyekolahkan anak Anda. Pikirkan juga soal keuntungan yang didapa dari pekerjaan Anda seperti jaminan kesehatan dan dokter gigi untuk Anda dan keluarga.
   • Pikirkan soal konsekuensi jika Anda tidak bekerja. Hal apa yang harus Anda relakan karena Anda kehilangan sumber pendapatan? Bagaimana itu mempengaruhi keluarga dan orang yang dekat dengan Anda?

5. Hadiahi diri Anda sendiri. Jika Anda secara sukses meningkatkan efisiensi pekerjaan Anda, rayakan itu. Tidak mudah untuk mengilangkan kebiasaan lama dan melakukan yang baru, jadi hadiahi kerja keras Anda. Belilah bir setelah kerja saat Jumat, atau pesta bersama teman Anda, atau sekedar berbaring di kasur membaca buku – apapun yang membuat Anda bahagia setelah minggu yang panjang. Hal ini sangat penting untuk membuat Anda tetap termotivasi.

   • Hadiah Anda tidak perlu terlalu besar, dan seharusnya tidak membebani finasial Anda. Simpan hadiah mewah Anda untuk kesempatan khusus.

Tips

• Implementasikan sistem gratifikasi tertunda dimana Anda melakukan projek yang paling tidak menyenangkan segera dibanding meninggalkannya sampai akhir. Dengan begini Anda tidak menghabiskan hari Anda menghindari pekerjaan itu. Melakukan ini terlebih dahulu akan membuat Anda merasa lebih puas, dan Anda bisa mengakhiri hari Anda dengan nada positif dengan melakukan projek yang lebih santai.

sumber:https://id.wikihow.com